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通常、メールの送受信を行うには二つのサーバを使用します。送信用の「SMTPサーバ」と受信用の「POPサーバ」です。
郵便システムに例えると、「SMTPサーバ」はポストで、「POPサーバ」はマンションなどにあるような集合郵便受けと言うことになります。どちらもプロバイダが管理をしているもので、インターネット上にあります。

このポストと郵便受けは誰もが自由に使えるわけではなく、プロバイダに加入することで初めて使用が許可されます。プロバイダに加入すると、集合郵便受けにあなたの名前が付けられた郵便受けが用意されます。そして、その郵便受けとポストが置かれた場所や、それらを開けるための鍵の番号を教えてもらうことが出来ます。

ここで、あなたのために用意された郵便受けの名前がプロバイダから与えられたメール・アドレス（アカウント名）になり、郵便受けやポストを開ける鍵の番号がパスワードになります。そして、ポストや郵便受けの置かれた場所が、メール・ソフトの設定をする際に入力を求められる各サーバ名です。
サーバー名はプロバイダによって様々ですが、例えば以下のようなものです。

プロバイダ名	POPサーバ名	SMTPサーバ名	プロバイダ名	POPサーバ名	SMTPサーバ名
@nifty	pop.nifty.com	smtp.nifty.com	AT&T	pop*.attglobal.net	smtp*.attglobal.net
DION	pop.****.dion.ne.jp	mail.dion.ne.jp	OCN	***.ocn.ne.jp	***.ocn.ne.jp